Senin, 17 April 2017 Team Pemberi Materi dari ST3 Telkom goes to SMA Negeri 1 Kejobong, Purbalingga dengan membawa misi untuk mengantarkan siswa kelas 9 untuk lulus sertifikasi dengan materi Ms. Word dan Ms. Excel yang akan diselenggarakan di ST3 Telkom. Di bawa ini daftar nama-nama Team Pembawa Misi:

  1. Rima Dias Ramadhani, S.Kom., M.Kom (Saya sendiri)
  2. Didi Supriyadi, S.T., M.Kom
  3. Agus Priyanto, S.Kom., M.Kom
  4. Sisilia Thya Safitri, S.T., M.T
  5. Pak Ismanto (Pihak Kerjasama dari ST3 Telkom)

Nah.. ini dia Misi kita… Memberikan pembekalan materi latihan mengenai Ms. Word mengenai cara pembuatan Mail Merge. Mail merge disini digunakan untuk mempermudah Si Pembuat Surat untuk memberikan identitas nama dan alamat untuk Si Penerima Undangan. Disini saya berikan cara pembuatan Mail Merge bagi Anda yang ingin membuat Surat dengan mudah dan cepat:

  1. Pertama buat daftar yang akan digunakan pada MS Excel, sebagai contoh di bawah ini saya akan mengisikan Nama dan Alamat, Anda dapat mengisikan data sebanyak mungkin. Kemudian simpan, misalnya dengan nama Daftar Siswa.xlsx.
  2. Setelah itu, kita berpindah ke MS Word dan membuat layout dokumen, seperti pada contoh sebelumnya kali ini kita tetap menggunakan dokumen yang akan diisi nama dan alamatnya menggunakan file MS Excel yang kita buat sebelumnya. Klik pada menu Mailings > Select Recipients > Use an Existing Lists… 
  3. Akan muncul jendela Select Data Source, di sini kita akan mengambil file Excel yang sudah kita buat tadi, oleh karena itu kita perlu mengganti tipe file di bagian kanan bawah dan pilih Excel Files (*.xlsx,*xlsm,*xlsb,*.xls). Tipe file ini mungkin berbeda-beda tiap komputer, namun intinya kita memilih tipe file Excel. Maka file excel kita akan muncul, pilih dan klik tombol Open.
  4. Jika muncul jendela Select Table, pilih Sheet yang ingin digunakan, karena pada contoh kita hanya memiliki satu sheet, maka yang muncul hanya Sheet1. Perhatikan juga pilihan di bagian bawah kiri yang tertulis “First row of data contains column headers“, aktifkan pilihan ini jika data kita di MS Excel sebelumnya memiliki header atau judul tabel. Pada contoh terdapat header yang tertulis NAMA dan ALAMAT, jadi kita perlu mencentangnya sehingga baris tersebut tidak akan dianggap sebagai salah satu data. Setelah itu klik OK.
  5. Langkah berikutnya adalah mengisikan list ke dokumen, tempatkan kursor dimana kita akan menempatkan data NAMA, lalu klik menu Mailings > Insert Merge Field > NAMA. Lakukan hal yang sama untuk ALAMAT. Untuk memunculkan datanya klik tombol Preview Results.
  6. Selanjutnya buat template untuk Halaman Project yang akan kita buat
  7. Langkah berikutnya adalah membuat daftar nama yang akan kita isikan pada sertifikat tersebut. Klik pada menu Mailings > Start Mail Merge. Akan muncul pilihan di sisi kanan, pilih Letters > Next : Starting document.
  8. Kemudian pilih: Use the current document > Next: Select Recipients.
  9. Karena kita belum membuat daftar nama penerima dan akan membuat yang baru, maka pilih: Type a new list > Create. Akan muncul jendela New Address List. Pada tahap ini telah disediakan data default antara lain Title, First Name, Last Name, dan yang lainnya. Jika kita ingin memilih beberapa field yang hanya kita perlukan saja caranya dengan Klik Customize Columns misalnya Nama dan Alamat.
  10. Hapus semua yang ada di Field Names menggunakan tombol Delete.
  11. Pilih Field yang kita ingin tampilkan dengan Klik tombol Add dan klik OK
  12. Sekarang kita dapat mengisi data Nama dan Alamat, untuk menambahkan data klik New Entry. Cobalah isi beberapa data agar nanti dapat terlihat efek dari Mail Merge.
  13. Jika sudah selesai mengisi data, klik OK dan akan muncul jendela peringatan untuk menyimpan file list nama ini, sebagai contoh kita simpan dengan nama daftar_nama, klik Save.
  14. Langkah terakhir akan muncul jendela konfirmasi Nama dan Alamat yang kita isi tadi. Di sini kita dapat memilih nama-nama yang akan kita gunakan dengan memberi tanda check, klik OK.
  15. Untuk menggabungkan daftar nama yang telah kita buat, letakkan kursor di mana kita ingin memunculkan Nama, kemudian pada menu Mailings klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
  16. Lakukan hal yang sama untuk Alamat.
  17. Untuk menampilkan Nama dan Alamat dari daftar yang kita buat tadi, klik Preview Result, sehingga muncul Nama dan Alamat yang sesuai. Anda dapat menggunakan tombol panah ke kiri dan kanan untuk berpindah antar nama.
  18. Untuk mencetak seluruh nama-nama tadi, kita tidak perlu menekan tombol print berulang-ulang, cukup dengan satu klik kita dapat mencetak semuanya. Pada bagian Finish & Merge pilih Print Documents.
  19. Kita dapat mencetak seluruh dokumen sesuai banyaknya nama yang kita isi (All), mencetak nama yang sedang muncul (Current record) atau mencetak pada nomor urut tertentu.

Selanjutnya, untuk materi Ms. Excel kita membekalinya dengan menerapkan fungsi-fungsi pada Excel seperti:

  1. SUM yang merupakan fungsi untuk mencari jumlah isi data pada range tertent
  2. MAX yang merupakan fungsi untuk mencari nilai tertinggi dari suatu range
  3. MIN yang merupakan fungsi untuk mencari nilai terendah dari suatu range
  4. AVERAGE yang digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari suatu range dapat menggunakan fungsi AVERAGE
  5. IF yang merupakan formula logika untuk menghitung atau menentukan nilai sebuah pernyataan dimana fungsi IF akan memberikan nilai tertentu jika logika benar atau salah
  6. HLOOKUP yang merupakan fungsi untuk menghitung /mengambil data dari tabel referensi kemudian
  7. VLOOKUP yang digunakan untuk menghitung /mengambil data dari tabel referensi kemudian dimasukkan ke tabel kerja. Dan menghitung data referensi secara vertikal.

Penjelasan di atas merupakan materi yang telah kami bekali ke siswa-siswa pencari sertifikasi. Berikut dokumentasi pada kegiatan ini:

Baiklah.. sampai disini dulu ya.. Sampai ketemu di semester depan ya… Terimakasih.